Sobrepago a trabajadores: Cómo recuperar el dinero legalmente en 4 pasos
El área de Recursos Humanos siempre enfrenta nuevos retos los cuales arrastran riesgos y errores, en algunos casos podemos ver como un falla beneficia económicamente al trabajador y genera sobrecostos para el empleador. También sabemos que los cálculos de Haberes, Descuentos y Aportes vienen de una fórmula lógica y un número porcentual, los cuales muchas veces calculan importes erroneos porque en su momento no se tuvo el cuidado de digitar correctamente y tampoco revisar.
En este artículo desglosamos la Casación Laboral N° 32592-2022-Lima, explicamos por qué ahora es más difícil recuperar este dinero y, lo más importante, qué herramientas legales tienes para solucionar este problema.
El nuevo criterio de la Corte Suprema: ¿Un riesgo para la empresa?
La reciente Casación Laboral ha establecido un precedente que complica la gestión de los sobrepagos. La Corte Suprema determinó que no procede la devolución de montos pagados en exceso (específicamente en un caso de utilidades) bajo dos argumentos jurídicos fundamentales:
El Principio de Buena Fe: La justicia asume que el trabajador recibió ese dinero creyendo legítimamente que le correspondía. Al no haber actuado con malicia, se protege su economía personal, impidiendo que se le obligue a devolver lo gastado.
La Teoría de la Ajenidad: Este concepto es crucial. Significa que los trabajadores son “ajenos” a los riesgos del negocio. La Corte interpreta que un error de cálculo en la planilla es un error operativo de la empresa (un riesgo empresarial) y, por lo tanto, el trabajador no debe asumir las consecuencias negativas ni las pérdidas derivadas de esa equivocación administrativa.
Para Germán Lora, este criterio es sumamente preocupante. Si bien el Derecho Laboral es tuitivo (protector) con el trabajador, llevarlo a este extremo podría validar un enriquecimiento sin causa. Es irrazonable pensar que los empleadores deban asumir perpetuamente costos financieros por errores involuntarios que generan un beneficio indebido en la otra parte.
Para Roberto Maldonado de revistadeconsultoria.com, el criterio de la corte suprema, basicamente hace lectura a la legislación laboral donde por defecto se protege los derechos del trabajador y no necesariamente la imparcialidad, por ende ante la equivocación involuntaria del empleador, sus costos financieros se verían recortados indebidamente sin causa justa.
4 Estrategias Legales para recuperar los Sobrepagos
Afortunadamente, no todo está perdido. A pesar de la postura de la Corte Suprema, el ordenamiento jurídico peruano (específicamente el Código Civil) ofrece mecanismos que permiten a las empresas accionar. Si has detectado sobrepagos en tu nómina, estas son las vías de solución:
1.- El Acuerdo de Partes (La vía diplomática y recomendada)
La primera y más efectiva opción es la negociación. Se debe comunicar al trabajador el error de manera transparente, sustentando el cálculo correcto.
El plan de pagos: Es poco probable que el trabajador tenga la liquidez para devolver el monto total de inmediato. Lo recomendable es firmar un convenio que autorice el descuento mensual fraccionado.
La advertencia del Tribunal Constitucional: Ojo, no puedes descontar el 100% de la remuneración mensual, pues vulnerarías el derecho a la subsistencia (carácter alimentario del sueldo). Sin embargo, Lora destaca un criterio interesante: sí sería viable aplicar el descuento a la liquidación de beneficios sociales, donde la restricción de subsistencia no aplica con la misma rigidez.
2.- Plazo de Prescripción: Tienes 5 años
El Código Civil establece que quien paga por error (ya sea de hecho o de derecho) tiene la facultad de exigir su restitución.
El tiempo a tu favor: Cuentas con un plazo de prescripción de 5 años contados desde el momento en que se efectuó el pago indebido. Si tu empresa puede acreditar documentalmente que el pago fue un error, el derecho a reclamar sigue vigente, independientemente de la interpretación laboral actual.
3.- Compensación de Deudas (Código Civil)
Ante la falta de una regulación laboral específica para recuperar sobrepagos, debemos recurrir a la figura de la “Compensación” del Código Civil. Esta figura permite extinguir las obligaciones cuando dos personas son deudoras y acreedoras recíprocamente. Para que proceda, se deben cumplir cuatro requisitos indispensables:
Reciprocidad: Empresa y trabajador se deben mutuamente.
Liquidez: El monto de la deuda debe estar determinado (una cifra exacta).
Exigibilidad: La deuda debe estar vencida y ser reclamable.
Fungibilidad: Ambas deudas deben ser de la misma especie (dinero por dinero).
4.- Demanda Judicial por Enriquecimiento Indebido
Si el diálogo falla y el trabajador se niega a reconocer la deuda, el empleador tiene el derecho de interponer una demanda laboral.
Consideraciones: Aunque la Corte Suprema proteja al trabajador en ciertos supuestos, no puede negar la existencia técnica de la deuda. Sin embargo, demandar a un trabajador con vínculo vigente puede deteriorar el clima laboral y generar gastos legales ineficientes. Debe ser considerado el último recurso.
La Prevención: Tu mejor póliza de seguro
Más allá de saber cómo reaccionar, la gestión moderna de RR.HH. se basa en la prevención. Para evitar que los futuros sobrepagos se conviertan en pérdidas financieras irrecuperables, es necesario blindar los procesos internos:
Elaboración de Políticas Internas: No dejes espacio a la duda. Crea un reglamento específico sobre “Pagos Indebidos” que detalle el procedimiento a seguir (notificación, plazos, convenios de pago) en caso de errores.
Cláusulas Contractuales: Asegúrate de que, desde el día uno, el contrato de trabajo (o una adenda posterior) incluya el conocimiento y aceptación de estas políticas por parte del colaborador. Esto debilita el argumento de la “buena fe” absoluta ante un cobro indebido, ya que el trabajador aceptó previamente las reglas de restitución.
Aunque la jurisprudencia actual parece inclinar la balanza excesivamente hacia el trabajador, los sobrepagos no tienen por qué ser dinero perdido. Con una estrategia legal adecuada, documentación sólida y políticas preventivas claras, las empresas pueden proteger su patrimonio sin vulnerar los derechos laborales.
Comentarios
Nos quedamos con el Código Civil que establece que quien paga por error tiene la facultad de exigir su restitución, los errores ya están regualados en el marco jurídico para actuar y reconocer el enriquecimiento indebido. Por último, todo ente debe tener medidas de prevención bien establecidas claras en el papel y firmado por todos los colaboradores, para evitar contradicciones y sobre todo reconocer los límites de los derechos y obligaciones.
