Modelo de formato para el pago de utilidades a trabajadores: guía y ejemplo
¿Tienes que pagar las utilidades a tus trabajadores y no sabes qué formato utilizar?
En esta guía encontrarás información sobre el pago de utilidades en Perú, qué trabajadores tienen derecho a recibirlas, cómo se determina el monto y qué datos debe contener la hoja de liquidación. Además, podrás conocer un modelo de pago de utilidades a trabajadores que te servirá como referencia para organizar correctamente este proceso.
1¿Qué son las utilidades y quiénes tienen derecho a recibirlas?
La participación en las utilidades es un beneficio laboral que corresponde a los trabajadores de determinadas empresas del régimen laboral de la actividad privada. Se trata de un porcentaje de la renta anual de la empresa que debe distribuirse entre los trabajadores cuando se cumplen las condiciones establecidas por la legislación.
En términos generales, están comprendidos los trabajadores de empresas que desarrollan actividades generadoras de rentas de tercera categoría, que hayan obtenido ganancias y que cuenten con más de 20 trabajadores.
Por ello, antes de elaborar un modelo de pago de utilidades a trabajadores, es importante comprobar que la empresa se encuentre dentro de los supuestos que generan esta obligación.
¿Un extrabajador puede recibir utilidades?
Sí. Haber dejado de trabajar en la empresa no significa perder el derecho a las utilidades que se hayan generado durante el período en el que el trabajador prestó servicios.
Los trabajadores que renunciaron o dejaron de laborar antes de la fecha de distribución pueden reclamar las utilidades que les correspondan por el período trabajado. SUNAFIL señala que este derecho puede reclamarse hasta por cuatro años.
Por esta razón, la empresa debe conservar adecuadamente la información de sus trabajadores y los datos necesarios para determinar el beneficio correspondiente.
2Requisitos para recibir el pago de utilidades en Perú
Para determinar si corresponde el beneficio, se deben considerar principalmente estas condiciones:
El trabajador debe haber estado vinculado laboralmente con la empresa durante el ejercicio correspondiente.
La empresa debe desarrollar una actividad que genere rentas de tercera categoría.
La empresa debe contar con más de 20 trabajadores dentro del período correspondiente.
La empresa debe haber obtenido renta que genere participación en utilidades.
El trabajador debe estar comprendido dentro del régimen laboral que da derecho a este beneficio.
Los trabajadores a tiempo parcial también pueden participar en las utilidades de manera proporcional al tiempo laborado.
3¿Cómo se calculan las utilidades?
El porcentaje de utilidades que debe distribuir una empresa depende de la actividad económica que desarrolla. Para el ejercicio 2025, por ejemplo, SUNAFIL y el MTPE señalan porcentajes de 10 % para actividades pesqueras, industriales y de telecomunicaciones; 8 % para minería, comercio y restaurantes; 7.5 % para el régimen agrario durante 2024-2026; y 5 % para otras actividades.
Una vez determinado el monto total que corresponde distribuir, la participación individual se calcula tomando en cuenta dos factores:
50 % según los días laborados: se considera el tiempo efectivamente trabajado por cada trabajador.
50 % según las remuneraciones: se distribuye de acuerdo con las remuneraciones percibidas durante el ejercicio.
La suma de ambos componentes permite determinar cuánto corresponde a cada trabajador.
Además, existe un límite máximo equivalente a 18 remuneraciones mensuales vigentes al cierre del ejercicio para cada trabajador.
4¿Cuándo debe realizarse el pago?
El pago de utilidades debe efectuarse dentro de los 30 días calendario posteriores al vencimiento del plazo para presentar la Declaración Jurada Anual del Impuesto a la Renta, tomando como referencia el cronograma establecido por SUNAT.
Es importante que la empresa no solo realice el depósito o entrega del dinero, sino que también proporcione al trabajador la documentación correspondiente que permita conocer cómo se determinó el monto recibido.
5¿Qué es la hoja de liquidación de utilidades?
La hoja de liquidación de utilidades es el documento que permite informar al trabajador cómo se calculó la participación que le corresponde.
De acuerdo con la guía del Gobierno, este documento debe incluir como mínimo información como:
Nombre o razón social del empleador.
Nombre completo del trabajador.
Renta anual de la empresa antes de impuestos.
Número de días laborados por el trabajador.
Remuneración considerada para el cálculo.
Total de días laborados por los trabajadores con derecho a utilidades.
Total de remuneraciones pagadas a los trabajadores.
Remanente generado por el trabajador, cuando corresponda.
Por ello, contar con un modelo de formato para el pago de utilidades a trabajadores puede facilitar la preparación de esta documentación y ayudar a mantener un registro ordenado.
6Modelo de pago de utilidades a trabajadores
A continuación, presentamos una estructura referencial que puede utilizarse para preparar una hoja de liquidación de utilidades:
Este modelo de pago de utilidades a trabajadores es referencial y debe adecuarse a la información de cada empresa y a la normativa aplicable.
7Mantener la información laboral ordenada también facilita el cálculo
El pago de utilidades requiere trabajar con información acumulada durante todo el ejercicio: trabajadores, días laborados, remuneraciones y demás datos necesarios para realizar la determinación correspondiente.
Cuando esta información se administra manualmente en diferentes archivos, hojas de cálculo o registros separados, aumenta la posibilidad de cometer errores o de perder tiempo buscando los datos necesarios.
Por eso, mantener la información de los trabajadores centralizada puede hacer más sencillo este tipo de procesos. Un software de planillas permite organizar la información laboral y tenerla disponible para las diferentes tareas relacionadas con la gestión de trabajadores y sus remuneraciones.
La utilidad de este tipo de herramientas no está únicamente en registrar pagos, sino también en mantener una gestión más ordenada de la información que se utiliza durante el año.
8Errores que conviene evitar al preparar el pago de utilidades
Antes de realizar el pago, es recomendable revisar cuidadosamente la información utilizada para el cálculo. Algunos errores pueden producir diferencias en el monto que corresponde a cada trabajador.
Entre los aspectos que conviene verificar se encuentran:
Error frecuente | Qué se debe verificar |
No considerar a un extrabajador | Haber cesado antes de la distribución no elimina el derecho generado durante el período trabajado. |
Utilizar información incorrecta sobre los días laborados | Los días laborados forman parte del cálculo de la participación individual, por lo que deben registrarse correctamente. |
Registrar incorrectamente las remuneraciones | El segundo componente de la distribución depende de las remuneraciones consideradas para el cálculo. |
Entregar únicamente el dinero | Además de realizar el pago, el empleador debe entregar la hoja de liquidación con el detalle del cálculo correspondiente. |
No conservar los registros | Mantener la información y documentación organizada facilita atender consultas posteriores de trabajadores y extrabajadores. |
9Conclusión
El pago de utilidades es un proceso que requiere revisar la situación de la empresa, identificar a los trabajadores que tienen derecho al beneficio, determinar el monto correspondiente y entregar la documentación que sustenta el cálculo.
Contar con un modelo de pago de utilidades a trabajadores puede ser un buen punto de partida para preparar la hoja de liquidación y ordenar la información necesaria.
Sin embargo, para las empresas que gestionan una cantidad importante de trabajadores, llevar esta información de manera organizada durante todo el año resulta todavía más importante. En estos casos, apoyarse en un software de planillas puede facilitar la administración de la información laboral y ayudar a reducir el trabajo manual asociado a estos procesos.
Pero recuerda: este modelo es solo referencial. Para aplicar correctamente las reglas de participación en utilidades, la empresa debe considerar su actividad económica, régimen laboral y las disposiciones legales vigentes. Para abordar el tema de manera mas particular le recomendamos revisar en nuestra revista de consultoria