Guía de remisión electrónica en Perú: cómo emitirla paso a paso
🚚 ¿Trasladas mercadería sin saber si estás cumpliendo con las exigencias de la SUNAT? Emitir una guía de remisión electrónica correctamente es fundamental para sustentar el traslado de bienes y evitar inconvenientes durante el transporte. Muchas micro y pequeñas empresas en Perú desconocen cuándo deben emitir este documento y qué información deben registrar, lo que puede ocasionar retrasos operativos y contingencias tributarias.
La buena noticia es que, conociendo los requisitos y el procedimiento adecuado, puedes gestionar tus guías de remisión electrónicas de manera más sencilla y organizada.
En este artículo aprenderás qué es una guía de remisión electrónica, para qué sirve, quiénes deben emitirla y cuáles son los requisitos necesarios. Además, encontrarás un tutorial para emitir tanto la Guía de Remisión Electrónica Remitente como la Guía de Remisión Electrónica Transportista desde el portal de la SUNAT.
1¿Qué es la guía de remisión electrónica?
La guía de remisión electrónica (GRE) es un documento digital que sirve para sustentar el traslado de bienes de un lugar a otro, de acuerdo con las disposiciones tributarias vigentes.
Se utiliza, por ejemplo, cuando una empresa envía productos desde su almacén hasta el establecimiento de un cliente, traslada mercadería entre sucursales o realiza otras operaciones que requieren documentar el transporte de bienes.
Este documento forma parte de los mecanismos de control tributario de la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT). Permite registrar información relevante sobre los participantes del traslado, el origen, el destino y los bienes transportados.
A diferencia de una guía física tradicional, la guía de remisión electrónica se genera a través de un sistema de emisión habilitado. Su utilización facilita el registro y la consulta de la información, además de contribuir a mejorar el control documental de las operaciones comerciales.
Es importante tener en cuenta que las obligaciones y excepciones aplicables dependen de las características del traslado y de la normativa vigente.
2¿Quiénes están obligados a emitir una guía de remisión electrónica?
La obligación de emitir una guía de remisión electrónica depende de las características de la operación, del medio de transporte y de la responsabilidad de cada participante. Entre los principales tipos de guía se encuentran los siguientes.
1. Guía de Remisión Electrónica Remitente
La GRE Remitente es emitida por el remitente de los bienes, es decir, por quien tiene la responsabilidad de documentar el traslado conforme a las reglas aplicables.
Por ejemplo, una empresa comercializadora que envía productos desde su almacén hasta el establecimiento de un cliente debe evaluar si corresponde emitir este documento para sustentar el traslado.
La guía permite identificar al remitente, al destinatario, el motivo del traslado y la información de los bienes que serán transportados.
2. Guía de Remisión Electrónica Transportista
La GRE Transportista es emitida por el transportista que presta el servicio de traslado de bienes por cuenta de terceros, cuando corresponde conforme a las disposiciones vigentes.
Por ejemplo, si una empresa contrata a un transportista para llevar mercadería a otra ciudad, puede corresponder emitir tanto la GRE Remitente como la GRE Transportista, según las condiciones de la operación.
No todos los traslados requieren exactamente los mismos documentos. Por ello, es importante verificar las obligaciones y excepciones que correspondan al tipo de transporte utilizado.
3. Guía de Remisión Electrónica por Eventos
También existe la GRE por Eventos, un documento que complementa una guía emitida previamente cuando se presentan determinadas situaciones durante el traslado, como el transbordo de bienes a otro vehículo o el reinicio del transporte después de un evento que lo interrumpió.
Su utilización depende de las circunstancias previstas por la normativa de la SUNAT.
Puedes consultar los tipos y las características de las guías en el portal oficial de SUNAT sobre la GRE.
3¿Para qué sirve la guía de remisión electrónica?
La guía de remisión electrónica cumple una función importante tanto en el cumplimiento tributario como en la administración logística de las empresas.
Entre sus principales beneficios se encuentran:
Sustentar el traslado de mercadería: permite respaldar documentalmente el movimiento de bienes cuando corresponde emitirla.
Facilitar el control tributario: proporciona información que puede ser verificada durante las intervenciones de la SUNAT.
Mejorar la organización logística: ayuda a identificar el origen, el destino y los bienes que forman parte de un traslado.
Reducir el uso de documentos físicos: facilita la gestión y conservación de la información electrónica.
Mejorar la trazabilidad: permite mantener un registro de los movimientos de mercadería.
Optimizar los procesos administrativos: el uso de herramientas digitales puede reducir tareas manuales y facilitar la coordinación entre las áreas de ventas, almacén y transporte.
En conjunto, estos beneficios permiten gestionar los traslados de manera más ordenada y mantener la documentación necesaria para respaldar las operaciones.
4¿Qué requisitos se necesitan para emitir una guía de remisión electrónica?
Antes de emitir una GRE, debes verificar que tu empresa cumpla las condiciones correspondientes y que cuentes con la información necesaria para registrar el traslado.
Tener el RUC en condiciones adecuadas
Para emitir una guía mediante el sistema SOL, debes cumplir las condiciones aplicables al emisor electrónico. Entre ellas se encuentran contar con domicilio fiscal habido, no estar en suspensión temporal de actividades ni de baja de inscripción y tener el régimen tributario requerido según la información de SUNAT.
Contar con tu Clave SOL
Necesitas tu usuario y Clave SOL para ingresar al portal de SUNAT Operaciones en Línea y realizar la emisión desde este sistema.
Identificar a los participantes del traslado
Debes disponer de los datos del remitente y del destinatario. Cuando corresponda, también necesitarás la información del transportista, del vehículo y del conductor.
Preparar la información de los bienes
Antes de iniciar el procedimiento, verifica qué productos se trasladarán, sus cantidades y los datos adicionales que solicite el sistema, como el peso bruto de la carga.
Confirmar los datos de origen, destino y transporte
Es importante contar con las direcciones de partida y llegada, el motivo del traslado, la fecha prevista y la modalidad de transporte. La información específica puede variar según el tipo de GRE y las características de la operación.
Recomendación: prepara estos datos antes de ingresar al sistema y comprueba que coincidan con la operación real. Esto puede ayudarte a reducir errores durante la emisión.
5¿Cómo emitir una guía de remisión electrónica desde SUNAT?
Si deseas emitir tu guía directamente desde el portal de SUNAT, debes ingresar a SUNAT Operaciones en Línea y completar los datos solicitados para el tipo de documento que corresponda.
A continuación, encontrarás el procedimiento para emitir una GRE Remitente y una GRE Transportista.
Los pasos siguientes describen el flujo general de emisión desde SOL. Las opciones, etiquetas y campos que aparecen en pantalla pueden variar según las actualizaciones del sistema y las características de cada operación. Por eso, debes seguir también las indicaciones que muestre el portal al momento de emitir.
1Emite tu Guía de Remisión Electrónica Remitente desde SUNAT
La Guía de Remisión Electrónica Remitente permite sustentar el traslado de bienes a cargo del remitente. Para emitirla desde el portal de SUNAT, sigue estos pasos.
Recuerda que debes contar con tu RUC y las credenciales de acceso necesarias, además de cumplir las condiciones aplicables para emitir este documento.
Paso 1: Ingresa al Portal SOL SUNAT
Ingresa al portal de SUNAT Operaciones en Línea.
A continuación, coloca tu RUC, usuario y contraseña o Clave SOL, según los campos que muestre la plataforma.
Una vez que hayas ingresado, verifica que estés utilizando el acceso correspondiente a tu empresa.
Paso 2: Selecciona Guía de Remisión Electrónica
En el menú del sistema, selecciona la opción Empresas y busca el apartado Guía de Remisión Electrónica.
Luego, ingresa a la opción de emisión de GRE disponible en el portal.
Si la estructura del menú ha cambiado, utiliza la opción vigente relacionada con la emisión de guías de remisión electrónicas.
Paso 3: Elige el tipo de Guía de Remisión Electrónica y el motivo de traslado
Selecciona el tipo de guía que deseas emitir. Para este procedimiento, elige Remitente.
Después, selecciona el motivo del traslado que corresponda a tu operación, de acuerdo con las opciones disponibles en el sistema.
Revisa que la selección sea correcta y haz clic en el botón Siguiente para continuar.
Paso 4: Ingresa los datos del destinatario
Selecciona el tipo de documento de identidad del destinatario, que puede ser RUC o DNI, según corresponda.
Seguidamente, ingresa el número del documento solicitado y verifica que los datos identificados sean los correctos.
Luego, haz clic en Siguiente para continuar con la emisión.
Paso 5: Agrega el documento relacionado
Selecciona el tipo de documento relacionado con el traslado, cuando corresponda, e ingresa la serie y el número solicitados por el sistema.
Verifica que la información coincida con el comprobante u otro documento que sustenta la operación.
Después, selecciona el botón Siguiente para avanzar.
Paso 6: Verifica los productos a transportar
Revisa los productos que vas a trasladar y comprueba que sus datos coincidan con la mercadería que efectivamente será transportada.
Cuando el sistema lo solicite, selecciona la unidad de medida del peso bruto, por ejemplo, kilogramos o toneladas, e ingresa el peso bruto total de la carga.
Antes de continuar, confirma que las cantidades y los datos registrados sean correctos.
Paso 7: Agrega el Punto de Partida
Registra la dirección desde la cual se trasladarán los productos.
Selecciona el establecimiento del remitente que corresponda y verifica que la dirección coincida con el lugar real de origen de la mercadería.
Si el traslado parte de una ubicación con características especiales, completa la información adicional que solicite el sistema de acuerdo con las reglas aplicables.
Paso 8: Agrega el Punto de Llegada
Ingresa la dirección de destino, es decir, el lugar hasta el cual serán trasladados los bienes.
Comprueba que la dirección, la ubicación y los datos asociados sean correctos. Un error en el destino puede ocasionar dificultades para sustentar adecuadamente el traslado.
Paso 9: Selecciona la dirección del establecimiento del destinatario
Cuando corresponda, ingresa el RUC del destinatario y selecciona la dirección del establecimiento al que se entregará la mercadería.
Verifica que el establecimiento elegido corresponda al punto de llegada registrado. Luego, haz clic en Agregar para guardar los datos.
Una vez completada esta información, selecciona Siguiente.
Paso 10: Elige la Modalidad de Traslado
Selecciona la modalidad que corresponda a la operación:
Transporte privado: cuando el traslado se realiza bajo las condiciones aplicables a esta modalidad.
Transporte público: cuando interviene un transportista que presta el servicio de traslado por cuenta de terceros.
Completa los datos del transporte que solicite el sistema. Según la modalidad y las características de la operación, podrían requerirse datos de la placa del vehículo y la fecha de inicio del traslado, entre otros.
Revisa toda la información antes de continuar.
Paso 11: Verifica los datos y emite tu Guía de Remisión Electrónica Remitente
Antes de finalizar, revisa cuidadosamente los datos del remitente, destinatario, productos, direcciones y transporte.
Si detectas algún error, corrígelo antes de emitir el documento.
Finalmente, selecciona Emitir GRE y sigue las indicaciones del portal hasta completar la operación.
Una vez emitida, conserva la representación o constancia correspondiente y verifica que el documento se encuentre correctamente generado. Recuerda que debes cumplir las condiciones de emisión y validación aplicables antes de iniciar el traslado.
2Emite tu Guía de Remisión Electrónica Transportista desde SUNAT
La Guía de Remisión Electrónica Transportista corresponde al transportista que debe documentar el servicio de traslado de bienes por cuenta de terceros, de acuerdo con las disposiciones vigentes.
Si necesitas emitirla desde SUNAT Operaciones en Línea, sigue el procedimiento general que se detalla a continuación.
Ten presente que la emisión de la GRE Transportista normalmente se relaciona con la GRE Remitente correspondiente, salvo las excepciones contempladas en la normativa.
Paso 1: Elige el tipo de Guía de Remisión Electrónica
Ingresa a la opción de emisión de GRE y selecciona el tipo Transportista.
Comprueba que estés realizando el procedimiento correspondiente al servicio de transporte que vas a documentar.
Luego, haz clic en el botón Siguiente para continuar.
Paso 2: Agrega el documento relacionado
Selecciona el tipo de documento relacionado que solicite el sistema.
Ingresa el RUC del emisor y la serie y el número del documento correspondiente. Cuando se trate de una GRE Remitente, verifica que los datos coincidan con la guía que sustenta el traslado, de acuerdo con las condiciones aplicables.
Después, haz clic en Agregar para guardar la información.
Una vez que hayas confirmado los datos, selecciona Siguiente.
Paso 3: Ingresa los datos del Remitente
Selecciona el tipo de documento de identidad del remitente, que puede ser RUC o DNI, según corresponda.
Seguidamente, ingresa el número del documento de identidad y verifica que los datos correspondan a la persona o empresa que envía la mercadería.
Presiona Agregar para guardar los datos.
Finalmente, haz clic en Siguiente.
Paso 4: Ingresa los datos del Destinatario
Selecciona el tipo de documento de identidad del destinatario e ingresa el número correspondiente.
Revisa que los datos identificados pertenezcan a la persona o empresa que recibirá los bienes.
Después, haz clic en Agregar para registrar la información.
Selecciona Siguiente para continuar.
Paso 5: Verifica los productos a transportar
Comprueba los productos que forman parte del traslado y verifica que su descripción y cantidades coincidan con la información de la operación.
Añade la unidad de medida del peso bruto, como kilogramos o toneladas, e ingresa el peso bruto total de la carga cuando el sistema lo solicite.
Finalmente, selecciona Siguiente para avanzar.
Paso 6: Agrega los datos del Punto de Partida
Registra la dirección desde la cual comenzará el traslado.
Ingresa los datos que solicite el sistema, como el departamento, la provincia, el distrito y la dirección detallada.
Verifica que la ubicación sea correcta y haz clic en Agregar para guardar la información.
Paso 7: Agrega los datos del Punto de Llegada
Ingresa la dirección a la que se trasladarán los bienes.
Completa los campos correspondientes al departamento, provincia, distrito y dirección detallada, según las opciones disponibles.
Comprueba que el destino coincida con la información de la operación y selecciona Agregar para registrar los datos.
Paso 8: Agrega los datos del transporte
Completa la información general del transporte que solicite el sistema para identificar el servicio que se está realizando.
Verifica que los datos correspondan al traslado real y que sean coherentes con la modalidad de transporte seleccionada.
Ten a mano la información del vehículo y del conductor, porque será necesaria en los siguientes campos cuando corresponda.
Paso 9: Ingresa los datos de Vehículo
Ingresa el número de placa del vehículo que realizará el traslado.
Cuando corresponda según las reglas aplicables, registra también el certificado de habilitación vehicular, el número de TUCE u otro dato de identificación requerido por el sistema.
Verifica que la información corresponda al vehículo que efectivamente participará en el transporte y haz clic en Agregar para guardar los datos.
Paso 10: Ingresa los datos del Conductor
Registra el número de licencia de conducir del conductor, de acuerdo con los campos solicitados.
Selecciona el tipo de documento de identidad e ingresa el número correspondiente. Comprueba que los datos pertenezcan al conductor asignado al traslado.
Cuando el sistema requiera información adicional, complétala antes de guardar el registro.
Luego, haz clic en Agregar para incorporar los datos del conductor.
Paso 11: Ingresa la fecha de Inicio de Traslado y datos del pagador del flete
Selecciona la fecha en que comenzará el traslado de la mercadería.
A continuación, identifica al pagador del flete según corresponda a la operación y las opciones que presente el sistema, como remitente, subcontratado u otros terceros.
Verifica que la fecha y los datos registrados sean correctos y selecciona Siguiente para continuar.
Por último, revisa toda la información consignada, corrige cualquier dato incorrecto y emite tu Guía de Remisión Electrónica Transportista.
Conserva el documento generado y verifica que se haya completado correctamente la emisión antes de iniciar el traslado, conforme a las obligaciones aplicables.
8¿Qué pasa si no emites una guía de remisión electrónica cuando corresponde?
Trasladar mercadería sin la documentación exigida puede generar contingencias tributarias y operativas para tu empresa.
Durante una intervención, la SUNAT puede verificar la documentación que sustenta el transporte y determinar si se han cumplido las obligaciones correspondientes. Según la infracción y las circunstancias del caso, pueden aplicarse las sanciones previstas en la normativa tributaria.
Además de las posibles consecuencias económicas, la falta de documentación o las inconsistencias en los datos pueden ocasionar retrasos, dificultades para acreditar la operación y problemas en la entrega de productos.
Por eso, antes de despachar mercadería, verifica si corresponde emitir una GRE y asegúrate de que la información registrada coincida con las condiciones reales del traslado.
9¿Cómo facilitar la emisión de tus guías de remisión electrónicas?
Cuando una empresa realiza despachos frecuentes, administra varios almacenes o gestiona numerosas operaciones comerciales, la emisión manual de documentos puede convertirse en una tarea repetitiva.
En estos casos, utilizar un sistema de facturación electrónica que se adapte a las necesidades del negocio puede ayudar a optimizar procesos administrativos, reducir el ingreso manual de información y centralizar determinadas tareas. Contar con una herramienta tecnológica adecuada puede ayudarte a organizar tus operaciones y reducir tareas repetitivas, permitiéndote dedicar más tiempo a otras actividades de tu empresa.
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10Preguntas frecuentes sobre la guía de remisión electrónica
¿Qué necesito para emitir una guía de remisión electrónica?
Para emitirla desde SUNAT Operaciones en Línea necesitas tu RUC, Clave SOL y cumplir las condiciones aplicables al emisor electrónico. También debes contar con la información del remitente, destinatario, bienes, origen, destino y transporte que corresponda a la operación.
¿Puedo emitir una guía de remisión electrónica desde mi celular?
Sí. La SUNAT dispone de opciones para emitir guías de remisión electrónicas desde un celular o una computadora. La disponibilidad de cada alternativa depende del sistema de emisión utilizado y de las condiciones aplicables.
¿Qué información debe contener una guía de remisión electrónica?
La información depende del tipo de guía y de las características del traslado. Generalmente, puede incluir la identificación del remitente y destinatario, el motivo del traslado, la fecha, los puntos de partida y llegada, la descripción de los bienes y los datos del transporte cuando correspondan.
¿La guía de remisión electrónica es obligatoria para todos los traslados?
La obligación depende de las condiciones de la operación y de las disposiciones tributarias vigentes. Existen supuestos y excepciones que deben evaluarse para determinar qué documento corresponde emitir y quién es responsable de hacerlo.
¿Puedo emitir una guía de remisión electrónica desde un sistema de facturación?
Sí, siempre que el sistema utilizado cuente con la funcionalidad correspondiente y cumpla los requisitos de emisión establecidos por la SUNAT. También puedes utilizar las opciones oficiales habilitadas, como el sistema SOL.
11Conclusión
La guía de remisión electrónica es un documento esencial para sustentar el traslado de bienes y cumplir con las obligaciones tributarias que correspondan en Perú. Conocer sus tipos, preparar los datos necesarios y realizar correctamente la emisión permite mejorar la organización de los despachos y reducir el riesgo de errores.
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Si tu empresa traslada mercadería con frecuencia, revisar tus procedimientos y utilizar herramientas tecnológicas adecuadas puede facilitar la gestión de tus documentos electrónicos.