En el mundo moderno, la digitalización de documentos ha revolucionado la forma en que las empresas manejan sus operaciones diarias. Uno de estos avances es la guía de remisión electrónica, un documento esencial para el transporte y entrega de mercancías. En este artículo, explicaremos en detalle qué es una guía de remisión electrónica, cómo funciona y por qué es importante para tu negocio.
¿Qué es una Guía de Remisión Electrónica?
La guía de remisión electrónica es un documento digital que reemplaza a la tradicional guía de remisión en papel. Este documento se utiliza para acreditar el traslado de bienes entre dos puntos, ya sea dentro del territorio nacional o hacia el extranjero. Además de facilitar el control y seguimiento de las mercancías, la guía de remisión electrónica permite cumplir con las normativas fiscales y tributarias establecidas por las autoridades.
Ventajas de la Guía de Remisión Electrónica
Adoptar una guía de remisión electrónica presenta múltiples beneficios para las empresas:
- Reducción de costos: Al eliminar el papel, se reducen los gastos en impresión y almacenamiento de documentos.
- Eficiencia operativa: La emisión y recepción de guías de remisión electrónicas es más rápida y sencilla, lo que agiliza los procesos logísticos.
- Mejor control y seguimiento: La digitalización permite un monitoreo más preciso y en tiempo real del estado y ubicación de las mercancías.
- Cumplimiento legal: Utilizar guías de remisión electrónicas asegura que tu empresa cumpla con las regulaciones fiscales y tributarias vigentes.
¿Cómo Funciona una Guía de Remisión Electrónica?
El proceso de emisión de una guía de remisión electrónica es bastante sencillo y se realiza en pocos pasos:
- Generación del documento: Utilizando un software autorizado por la administración tributaria SUNAT. Te recomendamos nuestro software Grupo Visualcont. Con ello se genera la guía de remisión electrónica con todos los datos necesarios, como la descripción de las mercancías, el punto de origen y destino, y la identificación del transportista.
- Envío a la autoridad fiscal: La guía de remisión electrónica se envía a la autoridad fiscal para su validación y asignación de un código único.
- Recepción de la guía validada: Una vez validada, la autoridad fiscal devuelve la guía de remisión electrónica con un código de autorización, que debe ser adjuntado a las mercancías transportadas.
- Transporte y entrega: Durante el transporte, el documento puede ser verificado por las autoridades correspondientes. Al llegar a destino, se puede registrar la recepción de las mercancías, cerrando así el proceso.
Guía de Remisión Electrónica del Remitente
El remitente es la persona o entidad que envía las mercancías. Al emitir una guía de remisión electrónica, el remitente debe asegurarse de que toda la información sea precisa y completa. Aquí están los elementos clave que debe incluir:
- Datos del remitente: Nombre, dirección, número de identificación fiscal.
- Información de las mercancías:
- Descripción detallada de los bienes.
- Cantidad y unidad de medida.
- Peso bruto y neto.
- Puntos de origen y destino: Direcciones exactas de dónde salen y a dónde se dirigen las mercancías.
- Datos del destinatario: Nombre y número de identificación fiscal del destinatario.
- Fecha y hora de emisión: Registro del momento exacto en que se genera la guía.
- Número de serie y folio: Identificadores únicos de la guía de remisión electrónica.
Responsabilidades del Remitente
- Generación del documento: El remitente debe utilizar un sistema autorizado para generar la guía de remisión electrónica.
- Veracidad de la información: Es esencial que los datos proporcionados sean correctos y estén actualizados.
- Envío y validación: La guía debe ser enviada a la autoridad fiscal para su validación antes del transporte de las mercancías.
Guía de Remisión Electrónica del Transportista
El transportista es quien se encarga de mover las mercancías de un lugar a otro. Al recibir una guía de remisión electrónica, el transportista tiene la responsabilidad de asegurar que las mercancías se trasladen conforme a lo especificado. Los aspectos clave incluyen:
- Datos del transportista: Nombre, dirección, número de identificación fiscal y datos del vehículo utilizado para el transporte.
- Detalles del viaje:
- Ruta del transporte.
- Fechas y horas de salida y llegada previstas.
- Información de las mercancías: Confirmar que las mercancías coincidan con la descripción proporcionada por el remitente.
- Código de autorización: Verificación de que la guía de remisión electrónica esté validada por la autoridad fiscal.
Responsabilidades del Transportista
- Verificación de la guía: Antes de iniciar el traslado, el transportista debe asegurarse de que la guía de remisión electrónica esté correcta y validada.
- Cumplimiento de la ruta y tiempos: El transportista debe seguir la ruta y los tiempos establecidos en la guía de remisión electrónica.
- Registro de incidencias: Cualquier incidencia durante el transporte debe ser registrada y comunicada tanto al remitente como a las autoridades pertinentes.
Preguntas Frecuentes sobre la Guía de Remisión Electrónica
1. ¿Qué sucede si la autoridad fiscal rechaza la guía de remisión electrónica?
Si la autoridad fiscal rechaza la guía de remisión electrónica, el remitente debe revisar y corregir los errores señalados. Una vez corregidos, debe volver a enviarla para su validación. Es importante solucionar cualquier rechazo rápidamente para evitar retrasos en el transporte de las mercancías.
2. ¿Es posible modificar una guía de remisión electrónica después de ser validada?
No se pueden realizar modificaciones en una guía de remisión electrónica una vez que ha sido validada y autorizada. Si se requiere algún cambio, como la alteración de la ruta o la cantidad de mercancías, es necesario emitir una nueva guía de remisión electrónica con la información actualizada.
3. ¿Cómo afecta la anulación de una guía de remisión electrónica en el inventario?
Anular una guía de remisión electrónica implica que las mercancías no se han trasladado según lo planeado. El remitente debe asegurarse de que el inventario refleje con precisión esta anulación, evitando así discrepancias en los registros contables y de stock.
4. ¿Qué procedimiento se debe seguir si las mercancías no llegan al destino indicado en la guía?
Si las mercancías no llegan al destino especificado en la guía de remisión electrónica, el transportista debe informar de inmediato al remitente y a las autoridades correspondientes. Es crucial investigar las causas del desvío y tomar medidas correctivas para asegurar la entrega correcta de las mercancías.
5. ¿Qué consecuencias legales existen por no emitir una guía de remisión electrónica?
No emitir una guía de remisión electrónica puede resultar en sanciones fiscales y administrativas, dependiendo de las regulaciones locales. Las autoridades pueden imponer multas y sanciones que varían según la gravedad de la infracción y la normativa vigente en cada jurisdicción.
6. ¿Puede una guía de remisión electrónica incluir múltiples destinos?
Sí, una guía de remisión electrónica puede incluir múltiples destinos si se especifica claramente cada punto de entrega en el documento. Es importante que todos los destinos estén detalladamente registrados para evitar problemas durante el transporte y la verificación por parte de las autoridades.
7. ¿Cómo se maneja una guía de remisión electrónica en el caso de devoluciones?
En caso de devoluciones, se debe emitir una nueva guía de remisión electrónica que documente el traslado de las mercancías desde el destinatario de vuelta al remitente o a otro punto designado. Esta guía debe incluir la razón de la devolución y cualquier otra información relevante.
Pasos para Implementar la Guía de Remisión Electrónica en tu Empresa
Implementar una guía de remisión electrónica en tu negocio no es complicado. Sigue estos pasos para asegurarte de que todo funcione sin problemas:
- Selecciona un software adecuado: Elige nuestro software de gestión que esta autorizado por la administración tributaria SUNAT.
- Capacita a tu equipo: Asegúrate de que tu personal esté familiarizado con el uso del software y los procedimientos para emitir guías de remisión electrónicas.
- Integra el software con tus procesos logísticos: Asegúrate de que el software esté bien integrado con tus sistemas de gestión de inventarios y logística para un flujo de trabajo eficiente.
- Realiza pruebas: Antes de la implementación completa, realiza pruebas para asegurarte de que todo funcione correctamente y para corregir cualquier problema que surja.
- Monitorea y mejora: Una vez implementada, monitorea el proceso y busca continuamente maneras de mejorar la eficiencia y efectividad del sistema.
Consejos para Optimizar el Uso de la Guía de Remisión Electrónica
Para aprovechar al máximo los beneficios de la guía de remisión electrónica, considera los siguientes consejos:
- Mantén la información actualizada: Asegúrate de que todos los datos ingresados en la guía de remisión electrónica estén actualizados y sean precisos.
- Automatiza el proceso: Siempre que sea posible, automatiza la generación y envío de guías de remisión electrónicas para reducir errores y ahorrar tiempo.
- Verifica la compatibilidad: Confirma que el software utilizado sea compatible con otros sistemas de gestión que uses, como ERP o CRM.
- Cumple con las normativas: Mantente informado sobre las normativas fiscales y aduaneras para asegurarte de que tus guías de remisión electrónicas siempre cumplan con los requisitos legales.
¿ Cómo consultar una guía de remisión electrónica?
Para lograr emitir las guías de remisión electrónica puede realizarlo desde aplicativo emprender, SUNAT SOL (operaciones en línea) y el sistema de emisión electrónica (SEE), todo ello para cumplir la obligatoriedad propuesta por SUNAT y empezar a usarla desde el 1 de enero del 2023.
Así mismo, las ventajas de emitir guías de remisión electrónicas para su negocio son:
- Ahorro de costes porque son documentos digitalizados y no se imprimirán
- Reducción de errores manuales ya que la información se autocompletará con tu nro. RUC
- Un mejor control efectivo de stock de tu negocio.
Para ello, ingresa al portal de SUNAT con tu clave sol.
Esta elección es muy importante para consultar las GRE que tengan error “1033 – El comprobante fue registrado previamente con otros datos”. Así mismo, puedes imprimir el PDF con QR.
¿Cómo anular una guía de remisión electrónica desde la Sunat?
La Sunat estableció un nuevo modelo de emisión de Guías de Remisión Electrónica (GRE). La GRE Remitente y Transportista solo podrá emitirse desde:
- Sunat Operaciones en Línea (SOL),
- el aplicativo móvil APP Emprender y
- los Sistemas de Emisión Electrónica (SEE) del Contribuyente
Con lo expuesto, se añade que las guias de remisión electronica serán obligatorias desde el 1 enero del 2023. 
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